Nhịp điệu Ultradian - chìa khóa tối ưu hiệu suất làm việc


Bạn có để ý thấy một số người có khả năng làm việc hiệu suất đến kì lạ không? Họ chẳng cần làm việc thâu đêm hay hy sinh ngày cuối tuần, nhưng họ vẫn có hiệu suất công việc cao hơn rất nhiều người xung quanh.


Đúng vậy, nhiều người có thói quen dành ít thời gian để làm việc mà vẫn đạt hiệu quả cao. Bởi họ hiểu được nên làm việc gì vào thời điểm nào trong ngày. Đó không phải sự sắp xếp một cách ngẫu nhiên, mà nó dựa trên khoa học, nghiên cứu về bản thân và thấu hiểu được nhịp điệu Ultradian của chính mình.


1. Nhịp điệu Ultradian là gì vậy?

Nhịp điệu Ultradian ít được biết đến nhất nhưng lại có liên quan trực tiếp đến năng suất làm việc vì chúng là nhịp điệu sinh học kéo dài dưới 20 giờ. Trong một ngày 24 giờ, chúng ta có những khoảng thời gian 90-120 phút về năng lượng và sự tập trung cao độ khác nhau. Các khối thời gian hay chu kỳ nhỏ này được gọi là chu kỳ Ultradian và chúng quay vòng liên tục trong một ngày nhiều lần, nên gọi là nhịp điệu Ultradian.


Chúng có tác động rất mạnh mẽ đến cơ thể của bạn. Khi chúng bị gián đoạn hoặc bị bỏ qua, chúng thực sự có thể gây ảnh hưởng đến sức khỏe, tinh thần chung của bạn đấy.



Đây là cách nhịp điệu Ultradian của bạn diễn ra trong một ngày làm việc bình thường:


- Thời điểm bắt đầu mỗi chu kỳ là nơi não của bạn hoạt động mạnh mẽ và tập trung nhất. Bạn bước vào ngày mới với chu kỳ Ultradian đầu tiên. Giai đoạn này cơ thể và não bộ của bạn bắt đầu đốt cháy một lượng nhiên liệu đáng kể như: oxy, glucose và các nhiên liệu năng lượng khác. Trong vòng khoảng một tiếng rưỡi, năng lượng của bạn đạt tới “đỉnh hiệu suất” - điểm cao nhất về năng lượng.

Đây là khung giờ vàng để bạn có thể nuốt một số đầu việc cực kỳ khó nhằn, cần tới khả năng tập trung, phân tích cao.

- Cũng trong quãng thời gian này, hoạt động trao đổi chất trong cơ thể bạn diễn một số chất thải được tích tụ trong cơ thể của bạn.


- Sau khoảng 90’ đến 120’, hiệu suất của bạn bắt đầu giảm khi cơ thể của bạn xuống vùng được gọi là “cực hạn- điểm thấp nhất về năng lượng. 
Lúc này cơ thể bạn bắt đầu khao khát một khoảng thời gian được nghỉ ngơi và phục hồi.

- Vào cuối mỗi chu kỳ Ultradian, nếu bạn nghỉ ngơi thì năng lượng sẽ được hồi phục. Tuy nhiên nếu bạn cố lờ nó đi, và làm việc tiếp với nguồn năng lượng cạn kiệt thì công việc cũng không mang lại nhiều hiệu quả.



2. Nhịp điệu Ultradian có thể tác động đến hiệu suất của bạn như thế nào?


Giờ bạn đã biết nhịp điệu Ultradian là gì rồi, thế nhưng điều này thì tác động đến hiệu suất của chúng ta ra sao?

Theo trình tự thời gian, nhịp điệu Ultradian của chúng ta là chu kỳ hoạt động - nghỉ ngơi lặp lại liên tục trong suốt 24 giờ. Các giai đoạn xen kẽ giữa hoạt động não tần số cao (khoảng 90 phút) sau đó là hoạt động não tần số thấp hơn (khoảng 20 phút).


Vào bất kỳ giờ nào, nhịp sinh học đều ảnh hưởng đến mức độ tập trung, năng lượng và tâm trạng của bạn.


Sẽ là lãng phí nếu bạn sử dụng khung giờ vàng 90 phút để giải quyết công việc đơn giản như nhắn tin, gọi điện thay vì những vấn đề đòi hỏi khả năng nhận thức cao hoặc tư duy sáng tạo.

Và khi bạn bỏ qua những thời điểm 20 phút phục hồi để nghỉ ngơi, sức khỏe tinh thần của bạn cũng bị ảnh hưởng. Không nghỉ ngơi khiến bạn suy giảm chức năng nhận thức, cơ thể kích hoạt giải phóng adrenalin, noradrenalin và cortisol.


Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều người xuất hiện tình trạng căng thẳng mãn tính, lo lắng và kiệt sức khi làm việc liên tục.


Một số dấu hiệu đặc trưng khi bạn gần tới điểm cực hạn như:

  • Bạn bắt đầu cảm thấy mệt mỏi, không tỉnh táo, cáu kỉnh, mất tập trung, đói hoặc bồn chồn. Sự chú ý của bạn có thể đi lang thang.

  • Cơ thể bạn có thể cảm thấy nặng nề, khuôn mặt chùng xuống, mắt đờ đẫn, không tập trung hoặc sụp mí.

  • Bạn có thể cảm thấy muốn đi vệ sinh, hoặc đột ngột thèm đường, cafe hoặc muốn nhai cái gì đó.



Bằng cách xác định thời điểm phù hợp để làm việc, đó là chìa khóa để bạn đạt được hiệu suất cao nhất.

Nhưng đầu tiên, bạn cần biết thời điểm nào là khung giờ vàng của mình đã chứ nhỉ.


3. Làm sao để biết nhịp điệu Ultradian của bản thân?


Về mặt sinh học, mức độ tập trung, năng lượng và tâm trạng của bạn thay đổi theo giờ. Bạn có thể nhận ra nhịp điệu Ultradian của mình bằng những trải nghiệm của bản thân, khi năng lượng đang dâng trào hay sụt giảm.


Bạn có thể sử dụng bảng theo dõi Ultradian Rhythm của Evernote và chấm trên thang điểm từ 1 đến 5 cho từng tiêu chí. Ghi lại hoạt động tương ứng bạn đang làm và cảm giác của bạn ngay lúc đó.

Bằng cách quan sát nhiều hơn về chính bản thân, bạn sẽ biết khi nào mình đang ở đỉnh cao về năng lượng.

Điểm 5 là khi bạn ở trạng thái tỉnh táo nhất, tập trung cao độ và có thể dễ dàng xử lý công việc trôi chảy hơn. Điểm càng thấp, bạn càng cảm thấy kiệt sức và dễ bị phân tâm.

Nên theo dõi trong vòng một đến hai tuần để có được dữ liệu chính xác nhất.



Quan trọng: Trong toàn bộ trải nghiệm này, hãy ghi chú lại cảm giác của bạn.

- Một số câu hỏi bạn áp dụng trước, trong và sau mỗi phiên 90 phút làm việc: Khi kết thúc 90 phút làm việc, bạn cảm thấy thế nào? Bạn có cảm thấy mình có thể tiếp tục mà không bị kiệt sức không? Hay bạn đã hết hơi cách đây 10 phút? Hoặc có thể đây là khoảng thời gian phù hợp?

- Một số câu hỏi bạn áp dụng trước, trong và sau mỗi thời điểm 20 phút nghỉ phục hồi: Khi kết thúc 20 phút giải lao, bạn cảm thấy thế nào? Bạn có cảm thấy mình cần thêm 5 phút nữa trước khi sẵn sàng làm việc không? Hay bạn cảm thấy như bạn đã sẵn sàng từ 5 phút trước đó rồi? Hoặc có lẽ 20 phút là độ dài vừa đủ?

4. Bạn nên tận dụng nhịp điệu Ultradian như thế nào để tăng hiệu suất?


Sau khi khám phá được nhịp điệu sinh học của mình, làm sao để bạn tận dụng được điều đó và gia tăng hiệu suất đây?


Bằng cách thực hiện đúng loại nhiệm vụ vào đúng thời điểm trong ngày, đây chính là chìa khóa để bạn đạt được hiệu suất cao nhất.

Bạn sẽ cần sắp xếp hoạt động trong ngày thành 3 nhóm, tương ứng với mức độ năng lượng cần tập trung:

(1) Deep Work: Hoạt động đòi hỏi nhận thức cao nhất

(2) Shallow Work: Hoạt động cần nhận thức thấp

(3) Rest: Hoạt động phục hồi


Deep Work: Hoạt động nhận thức cao

Sử dụng thời điểm đỉnh cao của bạn để tập trung cho công việc đòi hỏi sự minh mẫn, năng lượng tối ưu và tâm trạng tốt nhất. Chẳng hạn như viết một bản hợp đồng pháp lý, lên chiến lược kinh doanh. Tuyệt đối không làm đa nhiệm trong khoảng thời gian này.


Để tăng sự tập trung, bạn có thể áp dụng Day Theming để đặt chủ đề cho ngày của mình hoặc chủ đề cho giờ làm việc .

Chỉ tập trung vào một nhiệm vụ là rất quan trọng bởi vì bộ não con người là bộ xử lý tuần tự: Nó không thể chú ý đến nhiều thứ cùng một lúc. Không thể thực hiện đa nhiệm khi ít nhất một trong các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung hoặc nỗ lực cao để hoàn thành.


Shallow Work: Hoạt động nhận thức thấp

Các công việc hành chính hoặc công việc thường ngày dễ hoàn thành mà không cần tư duy nhiều hay khuân vác nặng nhọc. Các công việc dạng này không đòi hỏi sự tập trung tinh thần nhiều, bạn có thể sử dụng phương pháp Task Batching để xử lý hàng loạt theo nhóm.


Ví dụ như xử lý email, gọi lại các cuộc gọi nhỡ, trả lời các câu hỏi, cập nhật ghi chú và báo cáo tiến độ, nhập dữ liệu, lên lịch họp, …


Rest: Hoạt động phục hồi

Các hoạt động này giúp bạn tận dụng tối đa 20 phút giải lao.

  • Giải lao có thể là một mình (thiền, đọc sách) hoặc tương tác với người khác (trò chuyện, ăn trưa). Nghỉ giải lao ngắn còn hơn không nghỉ, vì vậy, ngay cả khi bạn chỉ dành 5 phút để trò chuyện với đồng nghiệp, điều đó vẫn tốt hơn là không có gì.

  • Ra ngoài tốt hơn là ở trong nhà. Vận động (đi bộ, vươn vai, tập thể dục) cũng được ưu tiên hơn là đứng yên, đặc biệt nếu bạn đã làm việc trên bàn làm việc trong nhiều giờ.

  • Tránh lãng phí thời gian như đọc tin tức lá cải kể cả trong giai đoạn phục hồi.




Việc của bạn bây giờ là hãy tìm ra nhịp điệu Ultradian của chính mình


Bây giờ bạn đã biết nhịp điệu Ultradian là gì và nó có thể tác động đến hiệu suất của mình ra sao. Bước tiếp theo hãy dùng bảng theo dõi xác định nhịp điệu của mình, tìm ra những khung giờ vàng đỉnh cao và tận dụng nó cho hiệu quả.


Có thể bạn sẽ cạn năng lượng sau 85 phút, thay vì 90 phút.

Có thể 15 phút nghỉ là đủ cho bạn, thêm 5 phút nữa lại là phản tác dụng.


Nhịp điệu của mỗi người là không-giống-nhau.

Bạn hãy dựa trên dữ liệu của mình và điều chỉnh lịch trình sao cho phù hợp. Bạn sẽ dần quen với các tín hiệu của cơ thể thôi. Đến một lúc nào đó, bạn sẽ tự nhận ra khi nào mình cần nghỉ ngơi và khi nào mình cảm thấy đủ sảng khoái để quay lại làm việc.

Khám phá nhịp điệu Ultradian không chỉ là một bài tập về tăng hiệu suất, nó còn là một bài tập để hiểu rõ hơn về bản thân.



Nguồn tham khảo:

https://betterhumans.pub/avoid-burnout-and-increase-awareness-using-ultradian-rhythms-5e64158e7e19

https://dyanwilliamslaw.com/2019/12/finding-your-rhythm-when-to-do-what-step-2-match-your-chronotype-with-task-and-time-of-day/

https://blog.wearedrew.co/en/take-advantage-of-ultradian-cycles-to-improve-productivity

https://appellation.co/pages/scent-science-ultradian-rhythm


 

UPCOMING EVENT

Nếu bạn đã nghe quá nhiều lời khuyên về việc quản lý thời gian, sử dụng công cụ, nhưng vẫn không thể nào áp dụng được.


Nếu bạn thấy bản thân đang cần nâng cao năng suất làm việc lẫn hiệu quả công việc, mời bạn đến với buổi Talk Productivity - Tăng hiệu suất, giảm giờ làm, nhân đôi thu nhập vào lúc 20 giờ tối thứ 5, ngày 06/10/2022.


Đây là một buổi Talk chia sẻ kinh nghiệm về Hiệu suất cá nhân & Hiệu suất làm việc đội nhóm do chính các thành viên tại A Freelance Doer chia sẻ. Buổi Talk sẽ được ghi âm và phát lại cho những người đăng ký tham dự, kèm theo quà tặng đặc biệt là một Ebook "Hiểu mình, để hiệu suất hơn" và bộ công cụ giúp Freelancer quản lý công việc hiệu quả.



 

Bản quyền bài viết thuộc về tác giả Chimeoday và A Freelance Doer. Bạn có thể chia sẻ nhưng vui lòng không sao chép và đăng tải lại mà không dẫn nguồn hoặc phục vụ cho mục đích thương mại mà không có sự đồng ý của chúng tôi.

279 views