Task Batching & Time Blocking - 2 vị cứu tinh giúp bạn làm việc hiệu quả

Làm thế nào để bạn giữ cho bản thân sự tập trung, tỉnh táo cần thiết và xử lý được hàng chục đầu việc ngon ơ mỗi ngày?

Là một freelancer - đồng nghĩa với việc bạn đảm nhiệm vai trò như một doanh nhân thực thụ. Bạn cần quán xuyến nhiều hoạt động kinh doanh và đôi khi cảm thấy bản thân quá tải, mất tập trung và bị sa đà vào lướt mạng xã hội giải trí.

Giống như tài chính, thời gian của bạn cũng cần được quản lý cẩn thận và có ranh giới rõ ràng cho công việc hay vui chơi. Nếu bạn không kiểm soát lịch trình của mình, thì cuối cùng nó sẽ kiểm soát bạn.

Vì vậy, bạn sẽ cần có những chiến lược cụ thể nhằm đảm bảo mình làm việc hiệu quả và tập trung, ngay cả khi xung quanh có nhiều thứ cám dỗ bạn.

Task Batching và Time Blocking - hai cái tên nghe tưởng như xa lạ nhưng thực ra vô cùng quen thuộc, vì có thể bạn đã từng vô tình áp dụng hai phương pháp này mà không hề hay biết.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bộ đôi này và cách áp dụng chúng để tăng hiệu quả cho công việc vượt trội nhé.

1. Task Batching và Time Blocking là gì?

Task Batching là phương pháp nhóm các nhiệm vụ tương tự nhau để “làm luôn một lần” trong khoảng thời gian cụ thể. Phương pháp này yêu cầu bạn tập hợp các công việc tương tự nhau hoặc có tính chất lặp lại, sau đó phân chúng theo nhóm (batch).

Time Blocking là phương pháp quản lý thời gian yêu cầu bạn chia thời gian trong ngày thành các khối riêng biệt (block). Mỗi khối được dành riêng để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể.

Thay vì giữ một danh sách to do list dài, bạn hãy bắt đầu mỗi ngày với một lịch trình cụ thể bao gồm chi tiết những gì bạn sẽ làm và khi nào làm chúng.

Hình ảnh bên dưới sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về cách sắp xếp lịch trình theo phương pháp này

Nguồn ảnh: Todoist

2. Time Blocking và Task Batching mang đến cho bạn những gì?

Ưu điểm của hai phương pháp này

Task Batching sẽ giúp bạn loại bỏ tính đa nhiệm để hướng đến việc tập trung tốt nhất. New Yorker báo cáo rằng 98% mọi người tập trung tốt nhất khi đối mặt với một loại nhiệm vụ duy nhất.

Trong cuốn "Quy tắc não bộ" của John Media cũng nói việc chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ khác nhau - Context Switching - có thể khiến bạn phân tâm và mất thêm ít nhất 15 phút lấy lại sự tập trung. Thay vào đó, tốt nhất bạn nên dồn tâm trí vào một loạt các nhiệm vụ tương tự.

Time Blocking hiệu quả vì nó xây dựng ranh giới và cấu trúc cụ thể trên bảng lịch trình của bạn. Đây là “vị cứu tinh” cho những người thường xuyên bị mất tập trung, xao nhãng tâm trí.

Nó giúp bạn loại bỏ cảm giác âu lo vì các đầu việc đang chất đống trên bàn.Thay vào đó, bạn sẽ thấy an tâm hơn khi biết rằng các nhiệm vụ của mình đã có “quỹ thời gian” riêng để chờ được xử lý.

Bạn càng “thực hiện một nhiệm vụ duy nhất”, bạn càng xây dựng nhiều sức mạnh tinh thần cần thiết cho sự chuyên sâu và việc tập trung càng dễ dàng hơn.

Time Blocking còn giúp bạn tự tạo ra một “deadline ảo” cho chính mình, nhằm thúc đẩy xử lý công việc nhanh hơn trong khuôn khổ block đã định.

Nhược điểm của hai phương pháp

Task Batching sẽ khó cho bạn nếu công việc có nhiều thay đổi và các nhiệm vụ rất khác nhau. Các nhiệm vụ có thể không lặp lại hoặc không có nhiều sự tương đồng khiến bạn buộc phải làm riêng biệt.

Time Blocking cần bạn dành thời gian và công sức hơn cho lịch trình. Bởi sau khi xác định các đầu việc cần làm và nhóm chúng lại, bạn còn phải tính toán thời gian để làm chúng nữa.

Bạn có thể thấy khó khăn đôi chút khi ước lượng thời gian. 2 tiếng liệu có đủ cho nhóm việc này không? Đây là tình huống phổ biến trong khoảng thời gian đầu bạn thực hiện phương pháp này. Nếu ước lượng thời gian không chuẩn, bạn dễ rơi và trạng thái chán nản do nghĩ mình không đủ giỏi để hoàn thành mục tiêu đề ra.

Lời khuyên dành cho bạn là đừng để các block quá sát nhau. Hãy cho mỗi block thêm một quãng nghỉ ngắn khi kết thúc, để phòng trường hợp bạn cần thêm chút thời gian.

Nguồn ảnh: Todoist

Trở nên vượt trội hơn mỗi ngày khi kết hợp cả hai

Time Blocking kết hợp hiệu quả với Task Batching vì nó giúp bạn không phải lập lịch cho từng tác vụ riêng lẻ trên lịch của mình.

Chỉ cần đặt khoảng thời gian cho mỗi ngày, mỗi tuần khi bạn muốn hoàn thành một loạt hoạt động nhất định.

Ví dụ: soạn email, kiểm tra tài chính, tập luyện, họp, viết lách, chụp ảnh, học tập, dọn dẹp nhà cửa, chuẩn bị bữa ăn…

Mọi người có xu hướng thực hiện đúng kế hoạch của mình hơn khi họ viết ra địa điểm, ngày và giờ cụ thể cho hoạt động.

Chúng ta không chỉ muốn làm việc hiệu quả theo ngày mà là hiệu quả mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm.

Nhiều ngày làm việc hiệu quả, bạn sẽ có tuần hiệu quả.

Nhiều tuần làm việc hiệu quả, bạn sẽ có tháng hiệu quả.

Nhiều tháng làm việc hiệu quả, bạn sẽ có năm hiệu quả.

Nhiều năm làm việc hiệu quả, bạn sẽ đạt được mọi thứ mình mong muốn trong đời.

3. Day Theming - Anh em họ hàng với Task Batching

Day theming là một phiên bản nâng cấp hơn của Task Batching dành cho những người đang quản lý nhiều dự án hoặc nhiều phần công việc khác nhau.

Ví dụ, một Freelancer hay một doanh nhân thường phải quan tâm đến tiếp thị, bán hàng, phát triển sản phẩm, hỗ trợ khách hàng, tài chính cùng một lúc.

Thay vì dành ra các khoảng thời gian mỗi ngày cho tất cả phần việc, họ có thể dành trọn một ngày trong tuần cho từng lĩnh vực.

​Phương pháp	​Ví dụ
Time Blocking	Tôi sẽ viết mỗi ngày trong khoảng thời gian từ 9 giờ sáng đến 11 giờ sáng
Task Batching	Tôi sẽ trả lời tất cả email trong 3 tài khoản của mình vào lúc 3 giờ chiều
Day Theming	Thứ Hai, tôi sẽ tập trung vào việc sáng tạo nội dung. Thứ Ba, tôi sẽ tập trung vào quảng bá nội dung. Thứ Tư, tôi sẽ tập trung vào việc nghiên cứu và lên ý tưởng.

Tỷ phú công nghệ nổi tiếng Elon Musk có hai dự án quan trọng là SpaceX và Telsa. Anh ấy đã chia lịch thứ 2, 3, 6 dành cho SpaceX, còn chủ đề chính của thứ 4, 5 dành cho Telsa. Sau đó, Elon chia tiếp lịch cụ thể hơn cho mỗi ngày đó để làm việc.

Mike Vardy, người sáng lập của Productivityist, cũng sử dụng chủ đề trong ngày để đặt sự chú tâm vào đúng điều quan trọng nhất. Đây là cách anh ấy lập chủ đề cho tuần của mình:

Nguồn ảnh: Todoist

Tập trung mỗi ngày cho một chủ đề duy nhất tạo ra mô hình làm việc hiệu quả và hạn chế hơn nữa sự xao nhãng khi đa nhiệm nhiều thứ. Vardy giải thích rằng:

“Biết ngày hôm đó "có ý nghĩa gì" đối với mình cho phép tôi đạt được sự tập trung và nhờ đó, tôi ít mệt mỏi khi quyết định hơn và thậm chí có nhiều năng lượng hơn khi dành thời gian cho các con của mình ”.

4. Áp dụng Time Blocking và Task Batching như thế nào?

Bước 1: Chuẩn bị

Trước tiên, bạn hãy bắt đầu với việc chọn lựa một công cụ để theo dõi lịch trình. Bạn có thể thích dùng sổ và bút, điều đó không sao cả. Nhưng một ứng dụng như Google Calendar, Notion, Todoist… sẽ có thêm tính năng nhắc nhở, đảm bảo giúp bạn không quên bất cứ nhiệm vụ nào.

Xác định Day Theming - chủ đề chính cho từng ngày của bạn, có thể theo từng dự án như Elon Mush, hoặc theo các hoạt động như Mike Vardy.

Bước 2: Lên danh sách công việc cụ thể

Viết ra những công việc nào cần được xử lý theo lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần của bạn.

Ví dụ: Danh sách của một Freelance Designer có thể như sau:

• Check email

• Thiết kế hình ảnh cho khách hàng hiện tại

• Biên tập video về thiết kế

• Họp hành

• Gửi thư pitching cho khách hàng tiềm năng

• Viết bài đăng cho blog cá nhân

• Phát triển kỹ năng chuyên môn

• Tập thể dục

• Nấu ăn

• Đọc sách

• Thời gian rảnh thư giãn

Nếu là một bà mẹ có con nhỏ, bạn sẽ cần chia thời gian cho các hoạt động chăm sóc con cái và gia đình nữa.

Nguồn ảnh: todoist

Bước 3: Nhóm các task tương tự nhau

Hãy nhìn vào to-do-list của mình và tìm ra những công việc giống nhau/lặp lại/có liên quan để sắp xếp vào chung một khoảng thời gian cụ thể.

Hãy hạn chế nhóm quá nhiều task trong một khoảng thời gian kéo dài.

Chẳng hạn, thay vì dành ra 5 tiếng để thiết kế 10 bộ ảnh cho khách hàng thì bạn có thể chia ra thành 2 block, mỗi block là 2,5 tiếng cho 5 bộ ảnh khác nhau. Điều đó giúp tinh thần của bạn không bị rơi vào trạng thái chán nản vì phải làm một việc duy nhất quá lâu.

Bước 4: Đặt các nhóm task đã chia vào lịch trình

Đặt các nhóm task cũng là một nghệ thuật. Hãy cố gắng đan xen các block theo một lộ trình hợp lý.

• Những việc quan trọng, cần làm việc sâu (Deep work) và được ưu tiên làm trước hãy đặt vào thời điểm buổi sáng, hoặc thời điểm bạn có năng lượng làm việc tốt nhất.

• Những việc không cần tốn quá nhiều chất xám lẫn sự tập trung để hoàn thành (Shallow work) như trả lời tin nhắn, kiểm tra thông tin, mua hàng online… có thể đặt vào gần thời gian nghỉ trưa.

• Bạn cũng nên xen kẽ các nhu cầu giải trí của bản thân vào trong lịch trình, và chừa lại chút “khoảng trống” để dự phòng những việc đột xuất có thể xảy ra.

Hãy nhớ đặt lời nhắc nhở cho các nhiệm vụ để bạn biết mình đang đi đúng hướng nhé. Theo thời gian, sau khi đã ổn định lịch bạn có thể bỏ lời nhắc nhở.

Trong trường hợp bạn làm việc tại môi trường văn phòng hoặc có người thân ở xung quanh, hãy chia sẻ về lịch trình của bạn để mọi người được biết. Điều đó giúp bạn giảm thiểu sự gián đoạn và mất tập trung. Bạn cũng có thể đeo tai nghe, đóng cửa không gian làm việc để loại bớt tiếng ồn xung quanh.

Bước 5: Đánh giá cuối ngày và cuối mỗi tuần

Đây là bước cuối cùng và cũng là quan trọng nhất khi áp dụng hai phương pháp Time Blocking và Task Batching.

Bạn sẽ chẳng thể biết được mình có làm việc thực sự hiệu quả hay không nếu bỏ lỡ bước đánh giá này.

Liệu bạn có đang dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho một nhiệm vụ nào đó hay không?

Hãy tự nhìn lại bảng lịch trình của mình và đưa ra những điều chỉnh cần thiết.

Nguồn ảnh: Freepik

Bạn có thể trở thành người làm việc hiệu quả ngay từ bây giờ

Đừng để sự mất tập trung và những phiền nhiễu vô nghĩa tàn phá ngày của bạn thêm nữa.

Mỗi lần mở Facebook có thể khiến bạn mất 15 phút tập trung.

Một cuộc gọi điện thoại, một tin nhắn tức thì cũng có thể chen ngang lịch trình của bạn và khiến những việc quan trọng của bạn trở nên dang dở.

Hãy dành một vài tuần để thử nghiệm sự kết hợp đầy ăn ý của 2 "vị cứu tinh" Time Blocking và Task Batching, bạn sẽ ngạc nhiên với những kết quả mình đạt được đấy.

Nguồn tham khảo: https://todoist.com/productivity-methods/time-blocking

Bản quyền bài viết thuộc về tác giả Chimeoday và A Freelance Doer. Bạn có thể chia sẻ nhưng vui lòng không sao chép và đăng tải lại mà không dẫn nguồn hoặc phục vụ cho mục đích thương mại mà không có sự đồng ý của chúng tôi.