Trợ lý từ xa Mây Nguyễn chia sẻ bí kíp "hành nghề" chuyên nghiệp

Với 1 - 2 giờ làm việc mỗi ngày, khoảng 30 giờ làm việc mỗi tháng, không làm việc thứ bảy, chủ nhật, Mây có mức lương ngang bằng với những bạn làm văn phòng full-time 8 tiếng. Đó là lợi ích đầu tiên khi nói về nghề trợ lý từ xa - Virtual Assistant (viết tắt là VA). Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nghe Mây Nguyễn, một VA 5 năm kinh nghiệm chia sẻ những điều thú vị về công việc tay trái đầy mới mẻ này.


Một ngày làm việc nhàn tênh của Mây Nguyễn


Không phải là đặt xe cho con đi học, cũng chẳng đi chợ giúp khách hàng, Mây tập trung vào các đầu việc chính như quản lý dự án, theo dõi tài chính, đốc thúc các đầu việc, đặt lịch và làm việc với đối tác của khách hàng.


Chỉ với một chiếc điện thoại thông minh, máy tính và 1 - 2 giờ làm việc mỗi ngày, Mây đã có thể xử lý tất cả các công việc ngay tại nhà. Với tính chất làm việc từ xa, khách hàng lại ở Bắc Âu nên May đặt khung giờ làm việc cố định từ 10h - 12h để đảm bảo liên hệ được ngay dù lệch múi giờ.


Ngoài khung giờ này, Mây dành toàn bộ thời gian để phát triển các dự án của riêng mình, chăm hai bạn mèo, chăm sóc bản thân và gia đình nhỏ. Thậm chí có một vài ngày trong tháng, Mây không cần phải làm việc vì… “không có việc để làm”. Thực chất là vì tất cả các đầu việc đều đã được hoàn thành bằng công cụ tự động. Bù lại những lúc việc nhiều, Mây sẽ dành nhiều thời gian hơn ngoài khung giờ cố định để xử lý việc gấp. Tuy nhiên, cũng không quá 3 giờ mỗi ngày.


1 - 2 giờ làm việc mỗi ngày quả là con số mơ ước của nhiều người, đặc biệt là dân văn phòng, các mẹ bỉm sữa bận chăm con. Nhờ có khách hàng tử tế, Mây không còn phải làm việc vào thứ bảy, chủ nhật hay tối muộn. Nếu có phát sinh việc gấp vào cuối ngày, khách hàng sẽ giao nhiệm vụ và để Mây hoàn thành vào sáng hôm sau. Đồng thời, trong nguyên tắc làm việc cá nhân, Mây cũng rất hiếm khi nhắn tin cho khách hàng vào những múi giờ đêm. Có thể nói, công việc trợ lý cá nhân từ xa của Mây khá-là-nhàn.




Làm thế nào để trở thành trợ lý cá nhân từ xa nhàn tênh như Mây?


Nói nhàn là thế, nhưng không phải ai cũng biết cách để nhàn. Làm trợ lý cá nhân nghĩa là bạn phải sắp xếp công việc thay cho người khác. Nếu không thể tự làm tốt cho chính mình, bạn không thể nhận trách nhiệm với bất kì ai. Vì thế, điều kiện tiên quyết là bạn phải biết sắp xếp công việc một cách khoa học và tối ưu thời gian. Deadline là câu chuyện đau đầu muôn thuở của nhiều người. Nhưng với Mây, chuyện deadline luôn nằm trong tầm kiểm soát. Nhờ biết cách sắp xếp và tận dụng công cụ hiệu quả, Mây đều hoàn tất đúng hạn nhiều dự án cùng lúc.


Thứ hai, một trợ lý cá nhân cần cẩn thận và thật tỉ mỉ. Có lúc Mây sẽ cần sắp xếp lịch phỏng vấn cho khoảng 10 bạn học viên của khách hàng, mỗi bạn chừng 20 phút. Để đảm bảo lịch hẹn chính xác, Mây cần phải liên hệ song song để lấy khung giờ trống của khách hàng và các bạn học viên sao cho vừa vẹn. Trường hợp một vài bạn không thể tham gia, Mây sẽ chọn lại khung giờ mới phù hợp cho cả đôi bên. Quá trình này cần phải thật cẩn thận và tỉ mỉ. Vì khi liên hệ hẹn lịch với nhiều người, nếu không cẩn thận, bạn sẽ rất dễ làm mích lòng người khác.


Điều cuối cùng, một trợ lý cá nhân cần phải có kỹ năng giao tiếp. Không vòng vo, truyền tải thông tin ngắn gọn, dễ hiểu là tiêu chí hàng đầu. Trợ lý cá nhân đồng thời cũng đại diện cho hình ảnh của người khác. Bạn có thể “xuề xòa” trong giao tiếp với các mối quan hệ cá nhân, nhưng phải luôn lịch sự và chuyên nghiệp để đại diện cho tiếng nói và hình ảnh của khách hàng.


Quay lại chuyện đặt lịch phỏng vấn ở trên. Nếu người được phỏng vấn không thể tham gia, Mây cần khéo léo kết nối để sắp xếp một cuộc hẹn khác. Nếu không có kỹ năng này, Mây có thể thẳng tay hủy bỏ lịch hẹn vì những lý do rất cá nhân như “hôm nay tôi không vui”. Lúc này, Mây chỉ đang đại diện cho cái tôi của chính bản thân mình, chứ không phải là đại diện cho khách hàng.


Trên đây là 3 tính cách cũng như lối tư duy đúng đắn để trở thành một trợ lý cá nhân nhàn tênh. Còn lại những kỹ năng văn phòng, dịch thuật, sử dụng công cụ quản lý công việc đều có thể học được dễ dàng. Chỉ cần có tư duy tốt, công cụ “xịn sò”, bạn chắc chắn sẽ làm được rất tốt, thậm chí là tốt hơn mình đã và đang.


Tiềm năng về thu nhập của nghề trợ lý cá nhân từ xa


Sau 1 năm chính thức bắt đầu với công việc trợ lý cá nhân từ xa và viết lách chuyên nghiệp, thu nhập của Mây đã tăng lên gần gấp đôi so với công việc full-time cũ.


Trợ lý từ xa không có một mức giá cố định. Mỗi khách hàng sẽ có thù lao riêng dành cho từng hạng mục công việc. Nhìn chung, mức phí trung bình một trợ lý cá nhân từ xa nhận được mỗi tháng với 30 giờ làm việc sẽ ngang bằng với mức lương của một bạn full-time bình thường. Nếu làm việc với 3 khách hàng cùng một lúc, bạn sẽ nhận được khoảng từ 20 - 40 triệu mỗi tháng.


Thực tế là, trong cùng một khoảng thời gian, bạn hoàn toàn có thể làm việc cho 2 - 3 khách hàng khác nhau và nhận mức lương cao gấp 3 mức thông thường. Tuy nhiên, bạn không được làm việc cho các khách hàng là đối tác của nhau.


3 lợi ích lớn nhất khi Mây trở thành trợ lý cá nhân từ xa


“Chào bạn, mình là Mây, trợ lý của anh/chị…”

Đây là lời chào quen thuộc khi Mây bắt đầu làm việc với đối tác mới của khách hàng. Có một sự thật là, chỉ cần nghe đến tên của người được nhắc đến trong dấu ba chấm, hầu hết mọi người đều có cái nhìn vô cùng thiện cảm. Nhờ đó, Mây có thể gián tiếp nâng cấp thương hiệu cá nhân một cách dễ dàng.


Đối với Mây, đây vừa là cơ hội, nhưng cũng là thách thức lớn. Nếu chỉ là một chiếc “Thùng rỗng kêu to”, thì không chỉ Mây mà hình ảnh của khách hàng cũng bị ảnh hưởng. Đổi lại, áp lực này sẽ thôi thúc Mây liên tục trau dồi kỹ năng, phát triển bản thân mỗi ngày để xứng đáng với những gì mọi người hình dung. Trở thành trợ lý cá nhân là con đường tắt để Mây phát triển bản thân. Điều hấp dẫn nhất chính là học hỏi từ tư duy của người thành công. Tựu chung, sự khác biệt của chúng ta đơn thuần nằm ở tư duy. Có thể mình chưa đủ khả năng trở thành một người xuất chúng ngay lúc này, nhưng vào thời điểm học được một tư duy mới, bạn đã thấy con người mình tiến bộ hơn rất nhiều.


Cuối cùng, bạn sẽ được nhìn thấy tất cả những góc khuất, những phần chìm trong tảng băng thành công của khách hàng. Nhìn từ bên ngoài, bạn sẽ chỉ thấy một hình tượng hoàn hảo đã trải qua rất nhiều khó khăn để thành công. Nhưng tiếc thay, bạn sẽ không thể nhìn thấy họ đã lăn xả và nỗ lực như thế nào. Khi trở thành trợ lý cá nhân, bạn được thấu hiểu và có cơ hội sao chép cách thức làm việc để trở nên ưu tú như người mình mong muốn.





Khó khăn và những bài học trong nghề trợ lý cá nhân từ xa


Không có nghề nào là dễ dàng cả, trừ khi chúng ta không làm việc.


Khó khăn đầu tiên của Mây chính là “lệch múi giờ” vì khách hàng sống ở Na Uy. Mây phải tìm ra khung giờ cụ thể để liên hệ được ngay và dễ dàng xử lý công việc. Tận dụng vốn liếng từ thời làm admin văn phòng, Mây dần nâng cấp kĩ năng trong quá trình làm việc. Nhờ đó, từ chỗ được giao một việc, Mây bắt đầu được giao nhiều dự án cùng một lúc.


Một bài học lớn Mây muốn chia sẻ với các bạn khi bước vào công việc này, đó là đừng ngại học - cũng đừng ngại hỏi. Học hỏi là từ khóa bạn cần ghi nhớ trong suốt quá trình làm việc của mình.


Mây chưa bao giờ từ chối công việc chỉ vì lý do chưa từng làm hay sợ làm sai. Thực tế là ai rồi cũng mắc lỗi, nhưng vấn đề là chúng ta đối diện với lỗi sai như thế nào. Chúng ta sẽ chối bỏ nó, hay thẳng thắn nhận sai, nêu rõ lý do, và cả phương án để xử lý công việc ổn thỏa.


Trên thực tế, có nhiều bạn ngại hỏi vì sợ khách hàng đang bận. Nhưng chính điều này vô tình gây ra sai sót trong công việc. Hãy cứ hỏi đi, đừng ngại. Khách hàng tử tế sẽ luôn sẵn sàng bỏ ra 1 phút để giải đáp vướng mắc của bạn, hơn là bỏ ra 1 tiếng để xử lý những rắc rối bạn đã gây ra. Tuy nhiên, khách hàng không phải là thầy cô, họ trả lương cho chúng ta làm việc chứ không phải để hỏi liên tục. Vì vậy, trước khi hỏi, Mây luôn tìm kiếm phương án đề xuất sẵn với khách hàng.


Mây chia sẻ: “Sẽ có lúc bạn thấy mình hỏi những câu ngớ ngẩn. Nhưng không sao, chỉ cần liên tục trau dồi kiến thức, rèn luyện kỹ năng, bạn sẽ trở nên tốt hơn mỗi ngày. Mỗi bài học sẽ giúp bạn trở thành một trợ lý cá nhân từ xa nhàn tênh thực thụ”.


Công việc trợ lý cá nhân từ xa có phải dành cho tất cả mọi người


Với Mây, đây là một công việc tiềm năng, phù hợp với mọi đối tượng từ sinh viên, nhân viên văn phòng, cho đến mẹ bỉm sữa. Tuy nhiên, tính chất công việc từ xa đòi hỏi bạn phải am hiểu và thành thạo công nghệ. Những người cao tuổi có thể sẽ không đảm nhiệm được công việc này.


Mặt khác, bạn cũng khó có thể làm tốt vai trò trợ lý nếu tính cách cẩu thả hoặc có cái tôi quá lớn. Như đã chia sẻ ở trên, trợ lý cá nhân từ xa cần phải cẩn thận, tỉ mỉ và khéo léo trong chuyện giao tiếp. Giảm bớt cái tôi cho phép chúng ta kết nối với khách hàng và các đối tác của họ dễ dàng hơn.


Cơ duyên Mây Nguyễn đến với nghề


Từ một học viên, một cộng sự, Mây đảm nhiệm vai trò trợ lý cá nhân từ chỉ với một lời đề nghị: Mây có làm trợ lý cho chị không? Khách hàng của Mây là "idol" của nhiều cây viết trẻ. Công việc này đến với Mây một cách rất tự nhiên, nhưng không hề ngẫu nhiên. Dù không quá nổi bật hay giỏi giang, nhưng Mây luôn sẵn sàng học hỏi. Đồng thời, Mây nhận thấy bản thân cũng có những giá trị tương đồng với khách hàng. Có lẽ đây là 2 lí do lớn nhất đã giúp Mây có được cơ hội này. Vì dù có giỏi đến đâu hay kỹ năng điêu luyện thế nào, nếu không hợp nhau thì cũng khó lòng làm việc cùng.


Mây chia sẻ: “Nhiều bạn hỏi mình làm thế nào để tìm được khách hàng xịn, làm thế nào để trở thành trợ lý giỏi? Mây không có bí kíp gì lớn lao, mình chỉ tập trung cho một khách hàng duy nhất và áp dụng phương châm nếu khách hàng bảo bạn làm A, bạn hãy làm thành A+”.






Khách hàng hiện tại là một hình mẫu Mây mong muốn trở thành. Người này không chỉ đơn thuần là khách hàng, mà còn là một người sếp, một người thầy, một người cộng sự. Vì thế, dù có nhiều lời mời trợ lý, nhưng Mây vẫn quyết đi cùng một người duy nhất.


Với những người làm freelancer, có lẽ mình cũng chỉ cần một phiên bản, một hình mẫu duy nhất muốn trở thành để hướng đến. Thời gian còn lại là để trau dồi bản thân, xây dựng sự nghiệp cho chính bản thân mình.


Bằng những kinh nghiệm có được, Mây tin rằng trợ lý cá nhân từ xa sẽ là một công việc đầy tiềm năng và không giới hạn.


Nếu bạn là sinh viên khao khát học hỏi và phát triển bản thân

Là một nhân viên văn phòng muốn tìm một công việc mới

Là mẹ bỉm sữa muốn gia tăng thu nhập và có thời gian cho con

Hay có thể bạn là người đang làm công việc tự do dưới 3 năm

Hãy đăng ký tham dự Workshop tìm hiểu về nghề "Trợ lý cá nhân" để mở đường cho những mong muốn trở thành hiện thực.



Nhân vật: Nguyễn Thị Ánh Hồng (Mây)

Công việc: Virtual Assistant/ Freelance Writer

Kinh nghiệm trợ lý: 5 năm

Bạn có thể tìm Mây tại: https://fb.com/maynguyenwriter/

Thông điệp gửi gắm: Nếu khách hàng bảo bạn làm A, hãy làm thành A+


Bản quyền bài viết thuộc về tác giả Nguyễn Thiên Ý và A Freelance Doer. Bạn có thể chia sẻ nhưng vui lòng không sao chép và đăng tải lại mà không dẫn nguồn hoặc phục vụ cho mục đích thương mại mà không có sự đồng ý của chúng tôi.


868 views